Eerste betalingsherinnering is verplicht én kosteloos

Indien de consument de factuur niet heeft betaald op de vervaldag, dan bent u als onderneming verplicht om de consument (gratis) te herinneren aan de openstaande schuld zonder dat u al kosten, compensatie of intresten mag aanrekenen.

De eerste betalingsherinnering is kosteloos en moet de volgende gegevens bevatten:

• Uw naam en ondernemingsnummer;
• Het saldo dat de consument verschuldigd is;
• Een korte beschrijving van het product of de dienst die de schuld heeft doen ontstaan, alsook de datum van opeisbaarheid van deze schuld;
• Een duidelijke vermelding dat de consument 14 kalenderdagen de tijd heeft om te betalen zonder dat er in deze periode kosten worden aangerekend;
• Het bedrag van het schadebeding dat zal worden gevraagd indien de consument na het verstrijken van 14 kalenderdagen nog niet betaald zou hebben.

Wij adviseren u om ook onmiddellijk de factuur en offerte te voegen bij de betalingsherinnering. Dit bespaart onnodige discussies over de oorzaak van de schuld en u wint er tijd mee.

De betalingsherinnering kan verstuurd worden per post, e-mail of sms.

Verkiest u als onderneming om de herinnering te versturen met de post, dan kan u dat omwille van de bewijsvoering beter aangetekend doen. U moet immers kunnen aantonen dat u de herinnering effectief heeft verstuurd. LET WEL: de kosten van de aangetekende zending zijn niet verhaalbaar op de consument.

Vervolgens heeft de consument 14 kalenderdagen de tijd om te betalen. Afhankelijk van de wijze waarop u de herinnering verstuurt, vangt de datum van 14 kalenderdagen aan op een andere datum:

• Verstuurt u de herinnering per brief, dan vangt de periode van 14 dagen aan op de 3de werkdag na verzending.
• Stuurt u de herinnering per e-mail of sms, dan loopt de periode van 14 dagen vanaf de dag volgend op de dag van het versturen van de e-mail.

Tijdens deze periode mag u géén extra kosten aanrekenen en mag u de consument ook niet verder aanmanen te betalen. U moet deze periode dus uitzitten en kan enkel wachten tot de 14 kalenderdagen voorbij zijn.

De verplichting om een eerste gratis herinnering te sturen is van dwingend recht. Dit wil zeggen dat u deze verplichting moet naleven. U kan daar ook niet van afwijken in uw algemene voorwaarden.

Voor kosten van een extra betalingsherinnering mag maximaal 7,50 euro aangerekend worden.

 

Interesten en schadebedingen worden geplafonneerd

Ondernemingen rekenen vaak interesten en schadebedingen aan wanneer hun klanten laattijdig betalen. Hiervoor verwijzen ondernemers regelmatig naar hun algemene voorwaarden. Sinds jaar en dag is de rechtspraak streng op het gebruik en de hoogte van de schadebedingen wanneer het gaat over consumenten. Deze laatste worden namelijk gezien als de zwakkere partij.

Het principe dat u de intrestvoeten en schadebedingen moet opnemen in de algemene voorwaarden blijft gelden.

De wijzigingen situeren zich op het tijdstip waarop interesten en schadebedingen kunnen gevorderd worden enerzijds, en de hoogte van de intresten en schadebedingen anderzijds.

 

Tijdstip waarop u de interesten en schadebedingen kan vorderen

Door de wetswijziging zal u als onderneming deze interesten en schadebedingen slechts kunnen vorderen na de wachttermijn van 14 kalenderdagen zoals hierboven besproken. Voordien kan u géén kosten aanrekenen voor de laattijdige betaling.

Na de wachttermijn van 14 kalenderdagen kan u wel interesten en een schadebeding opeisen. Interessant hierbij is dat de wetgever een uitzondering heeft gemaakt voor de KMO’s. Als de schuldeiser een KMO is, dan mag die KMO retroactief intresten rekenen vanaf de eerste dag van de wachttermijn van 14 kalenderdagen. Als de schuldeiser geen KMO is, dan kunnen pas intresten en schadebedingen gevorderd worden na het einde van die wachtperiode.

 

Hoogte van de interesten en schadebedingen

De interesten mogen niet hoger zijn dan het tarief vermeld in de wet betalingsachterstand bij handelstransacties. Voor het tweede semester van 2023 bedraagt deze 12%. U kan deze hier in de toekomst verder raadplegen.

De interestvoet zoals voorzien in de wet betalingsachterstand bij handelstransacties kan enkel gevraagd worden indien u dat opnam in de algemene voorwaarden. Indien u niets heeft bepaald, dan is de wettelijke interestvoet van toepassing dewelke opmerkelijk lager is.

De wetgever heeft ook voor de schadebedingen maxima ingevoerd. De limitering van de forfaitaire schadevergoeding ziet eruit als volgt:

• ≤ 150 EUR: 20 EUR
• Tussen 150,01 EUR en 500 EUR: 30 EUR + 10 % op de schijf boven de 150,00 EUR
• Vanaf 500,01 EUR: 65 EUR + 5 % op de schijf boven de 500,00 EUR met een max. van 2.000,00 EUR

 

Ter illustratie: een consument laat na om een factuur van 450 euro te betalen. In de ondertekende algemene voorwaarden staat een clausule opgenomen met forfaitaire schadevergoedingen conform de nieuwe wetgeving. De consument zal € 450 moet betalen, alsook een schadevergoeding van € 60 (= € 30 + 10 % van € 300). Bovendien kan u naast het schadebeding ook nog interesten vorderen.

 

Besluit

Het belang van de algemene voorwaarden wordt met deze wetswijziging nogmaals benadrukt.

Niet alleen uw algemene voorwaarden op orde brengen is belangrijk, maar ook de bijkomende administratieve last voor u als ondernemer neemt toe.

Laat u bijstaan waar nodig. Heeft u vragen over de eerste herinnering of de implementatie van de nieuwe wetgeving in uw algemene voorwaarden? Contacteer ons vrijblijvend en wij helpen u graag verder.